CTN est un groupe français d’expertise comptable créé en 1929. Ils sont une centaine d’employés répartis sur plusieurs sites, et ont plus de 2 500 clients, de la TPE au CAC40. L’entreprise est équipée de GLPI et OCS pour l’inventaire et Azure AD pour la gestion des identités.
Coordonner efficacement les RH, les métiers et l'IT pour la préparation du matériel, des accès logiciels, du badge,.. lors des entrées sorties de collaborateurs :
Le travail était réparti entre la DRH Karine Delannoy, les métiers, et le Responsable Informatique Sébastien Burgeat. Ce qui résultait en une organisation complexe et floue, source d’erreurs et d’oublis!
A chaque arrivée, un email ou appel téléphonique était passé de la RH ou chef de Service à l’IT, pour indiquer le nom, le prénom et la fonction du collaborateur, avec parfois des informations erronées ou manquantes et un court délai par rapport à la date d’arrivée de l’employé.
L’offboarding était complexe car il n’y avait pas de connaissance de l’équipement du collaborateur : quel accès avait-il, quel matériel… pour pouvoir tout récupérer à la sortie. La période de Covid a accentué le phénomène : matériel et solutions de télétravail ont été mis à disposition durant cette période, rendant encore plus compliqué de suivre le qui à quoi. A cela s'ajoute, une pénurie de profils informatiques sur le marché pour renforcer le département informatique.
Le groupe CTN France a décidé de s’équiper d’un logiciel de gestion des ressources et d’un SIRH, pour avoir deux référentiels fiables et complémentaires. D'un côté un référentiel salarié avec le SIRH, de l'autre un référentiel de ressources avec Pyla, pour automatiser les demandes de dotations et coordonner RH, IT et chefs de service. Cela permet également de documenter et tracer les mouvements d’employés, et que ce ne soit pas uniquement dans la tête du responsable informatique.
L’implémentation a été rapide grâce à la disponibilité des équipes et les premiers bénéfices ont été constatés dès le premier mois d’utilisation.
Dans un premier temps, il a fallu construire une matrice de “qui à quoi” selon les rôles des employés chez CTN France en consolidant les différents fichiers excel de suivi utilisés en interne. La matrice a ainsi été importée dans Pyla pour constituer le Catalogue de Ressources à attribuer aux collaborateurs de CTN France.
Pour chaque ressource, ont été renseignés les administrateurs qui recevraient les demandes d’attribution/desattribution et les inventaires associés.
Une fois les ressources et les équipes renseignées dans la plateforme, tous les collaborateurs ont été importés. Le département RH a pu, dès lors, renseigner les arrivées/sorties dans Pyla, et notifier ainsi le chef de service (ou manager) qui, à son tour, valide/ajuste la liste de ressources proposées. Il déclenche alors les demandes auprès des différents administrateurs de ressources concernés : l’IT (matériel & logiciels), RH (logiciel de paie), CEO (logiciels métiers), Mobilier (matériel et mobilier).
Le travail de l’ombre de tous ces administrateurs est enfin mis en avant vis à vis des chefs de service, comme le souligne Sébastien Burgeat.
Depuis la mise en place de Pyla, l’équipe a gagné un temps considérable sur les entrées sorties. Les demandes sont envoyées à temps aux administrateurs de ressources, chacun trouve dans Pyla l’information complète dont il a besoin pour attribuer un ordinateur ou ouvrir un accès email par exemple. Le département informatique gère son parc informatique dans GLPI et les accès logiciels dans Azure AD et VADE Secure.
“Pyla va au-delà de ce qu’on avait imaginé, on a dépassé les objectifs de départ. Avec le temps que je gagne grâce à l’outil, je peux me réserver des créneaux pour la recherche & développement.” Sébastien Burgeat, Responsable Informatique chez CTN France.
Automatisez la gestion de vos ressources et améliorez l’expérience employé avec Pyla.
