Un collaborateur qui quitte l’entreprise, c’est souvent une information communiquée peu de temps avant le départ effectif, le sujet est tabou et bien souvent on repousse l’annonce en interne le plus tardivement possible.

Le département informatique doit alors réagir dans l’urgence pour identifier quel matériel doit être rendu, ce à quoi le collaborateur avait accès, vers qui rediriger les emails, qui reprendra les dossiers, etc.

L’absence de processus structuré d’offboarding IT impacte l’entreprise dans sa globalité : marque employeur, productivité des équipes impliquées, sécurité des données, dépenses matérielles et logicielles.

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Marque employeur : la première ET dernière impression comptent

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L'offboarding IT ne se limite pas à la récupération du matériel informatique et à la fermeture des comptes utilisateurs. C'est aussi une opportunité pour créer une dernière impression mémorable chez le collaborateur qui part. 

Lorsque le processus est bien organisé, il montre que l'entreprise se soucie de ses employés jusqu'au bout. Un départ en douceur, avec un accès informatique correctement clôturé, peut laisser une impression positive sur l'ancien employé. En revanche, un offboarding chaotique peut donner une image négative de l'entreprise, qui sera partagée avec le réseau professionnel de l'ancien employé.

Chaque départ de collaborateur est une opportunité de renforcer (ou d'affaiblir) la marque employeur de votre entreprise.

"85 % des salariés sont prêts à « parler en bien » de leur entreprise autour d’eux, si leur départ « se passe bien »." - Source : Entreprendre

Lorsque l'offboarding IT est bien géré, il contribue à renforcer la marque employeur. Cela peut attirer des candidats de haute qualité et améliorer la réputation de l'entreprise sur le marché du travail. De plus, des employés partant dans de bonnes conditions sont plus susceptibles de considérer un éventuel retour dans l'entreprise.

"33% des candidats refusent une offre de travail si l’entreprise véhicule une mauvaise image." - Source : magazine Entreprendre

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Productivité des équipes - ne négligez pas l’impact pour les équipes impliquées dans l’offboarding IT des collaborateurs

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Le département informatique est souvent informé tardivement du départ d’un salarié et doit poser le stylo pour réagir rapidement. Selon le nombre d’entrées/sorties ces interruptions répétées peuvent représenter une perte importante de productivité :

“Il faut une moyenne de 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche en cours.” Source: article University of California

A partir de là, c’est une chasse à l’information qui commence pour les équipes IT, pour identifier les ressources matérielles et logicielles qui ont été attribuées aux collaborateurs :

Reprendre la fiche d’arrivée qui récapitule ce qui a été attribué, (on en parle en détails ici). Si le collaborateur est là depuis pas mal d’années, il faut pouvoir retrouver toutes les demandes complémentaires qui auraient été faites dans l’outil de ticketing ou par email.. L’IT reboucle alors avec RH et manager pour s’assurer d’avoir identifier tout ce à quoi le collaborateur avait accès et les conditions du départs (date de fin de contrat vs date effectif, garde-t-il le téléphone ou ordinateur ?, etc.). 

Une fois la photo complète, l’IT doit identifier les administrateurs de certains logiciels métiers qui ne sont pas directement géré par eux. L’existence d’une matrice des profils employés/ressources leur permettra d’avoir une vue exhaustive des administrateurs fonctionnels des solutions. Aujourd’hui, l’explosion des logiciels SaaS oblige les départements IT à structurer la décentralisation de la gestion fonctionnelle des logiciels métiers et à continuellement éduquer les métiers pour s’assurer de garder une administration technique de celles-ci.

“IT et Services Généraux passent 50% de leur temps à chercher ou comprendre la donnée”  - Source: IDC 2018

Le support IT, les responsables métiers des logiciels SaaS, les services généraux,.. peuvent dès lors organiser la récupération du matériel, du badge, du véhicule de fonction, la désactivation du SSO, le déprovisionning des comptes utilisateurs, etc.. Le calendrier est souvent serré lors des départs entre le moment où le département IT est informé et le départ effectif du collaborateur. Un offboarding IT bien structuré permet de minimiser les perturbations des différents services, d’avoir rapidement une vue consolidée des dotations du collaborateur et de qui en est le “owner”.

"Il ne faut pas attendre d'être dans une accélération des entrées sorties mais au contraire de structurer ces étapes en amont pour que l'IT puisse se concentrer sur des projets contribuant à la performance des métiers et à l'accélération du groupe." - Source: Philippe-Henry Sutter, DSI chez Saqara

Sécurité des données - des comptes utilisateurs demeurant accessibles après le départ de salarié représentent un risque

“50% des salariés gardent au moins un accès aux données de l’entreprise après leur départ” - Source: étude OneLogin

Quels sont les risques pour l’entreprise que d’anciens collaborateurs gardent des accès logiciels après leur départ ?

• accès aux logiciels comptables, aux solutions de facturation, de paiement,... risque d’altération des données financières utilisées pour la clôture des comptes. Les Commissaires aux Comptes émettent régulièrement des réserves quant à l’absence de procédure de gestion des accès logiciels lors des entrées/sorties de salarié. Pour l’entreprise, cela représente des coûts d’audit supplémentaire car les CAC doivent alors s’assurer de l’intégrité des données auditées afin d’apprécier la santé financière et les résultats de l’entreprise.
• accès au CRM, dossiers clients, accès solutions pour établir des devis,.... fuite de données commerciales, perte de chiffre d’affaires. Un salarié parti à la concurrence peut identifier des projets en cours chez son ancien employeur ou encore accéder aux offres commerciales faites pour remporter un nouveau client. Certes, le salarié qui aurait voulu prendre des contacts du CRM aura pu le faire bien avant de quitter l’entreprise, mais le cours normal des affaires, lui, peut être mieux protégé.
• accès aux données de R&D, aux solutions de gestion de projet,...autant de données confidentielles sur les brevets, le savoir industriel qui peuvent sortir de l’entreprise et représenter un risque structurel.
• accès aux informations protégés par des NDA (accord de confidentialité), ces données peuvent être accessibles et partagées à l’extérieur exposant l’entreprise à des divulgations non autorisées sur lesquelles elle s’était engagée à mettre tout en œuvre pour les protéger, elle engage dès lors sa responsabilité.

Enfin, des accès restés ouverts après le départ sont autant de portes dérobées par lesquelles des anciens employés mal intentionnés pourraient infecter le système d’information et bloquer l’entreprise, les cas dans la presse sont légions…

“Une violation de donnée représente une perte de 2,5m€ pour une PME” - Source: article Le Monde Informatique

Dépenses matérielles & logicielles - combien payez vous pour des personnes qui ne sont plus là ?

Un smartphone ou un ordinateur qui n’a pas été rendu, ça arrive, ça coûte cher mais ces risques peuvent être rapidement fixés. La pratique commune pour éviter ces situations reste de corréler le retour du matériel à la remise du solde de tout compte. A condition bien sûr d’avoir une vue claire sur ce qui a été attribué à un collaborateur tout au long de sa présence dans l’entreprise…Un bon offboarding IT commence toujours par un bon onboarding IT

Les principaux enjeux financiers sont au niveau des accès logiciel. Alors oui, la mise en place du SSO permet de s’assurer que l’accès aux données sensibles des principaux logiciels est coupé au moment du départ. Si en plus, vous utilisez un IAM (Azure AD, Okta, OneLogin) vous aurez pu automatiser la création de compte utilisateurs pour les principaux logiciels mais pas le deprovisionning qui restera principalement manuel.

“Les logiciels non utilisés représentent une perte de 43 000 euros pour les entreprises du mid-market.” - Source : article ITSocial

Bien souvent, une revue de comptes est organisée périodiquement pour rapprocher les départs côté RH avec les comptes utilisateurs dans les différents logiciels côté IT (Google, Salesforce, Microsoft, etc..). Systématiquement, il en ressort une liste de comptes utilisateurs à déprovisionner (personnes ne faisant plus partie de la société…).

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Votre département informatique a-t-il une vue claire des solutions à déprovisionner lors du départ d’un salarié tant pour les solutions gérées côté IT que celles gérées par les métiers eux mêmes ?

Une simple matrice des profils employés et des droits couplée à une check list d’offboarding IT vous permet d’identifier rapidement les logiciels à déprovisionner. 

Lorsque ces 4 étapes sont structurées, les offboardings sont maîtrisés. Les collaborateurs ont une bonne dernière expérience au sein de l'entreprise, les équipes informatiques récupèrent tout le matériel et s'assurent que l'intégralité des accès sont fermés.

N'ignorez pas l'Offboarding IT, car cela pourrait vous coûter cher en termes de réputation, de productivité, de sécurité et de dépenses. Structurer l'Offboarding IT est un investissement judicieux pour le développement de votre entreprise.