L’Onboarding des nouveaux collaborateurs est bien souvent le process RH qui est à peu près bien structuré car il a un impact direct sur la performance de l’entreprise. C’est d’autant plus vrai que le recrutement d’un nouveau collaborateur représente un investissement important : entre 3 000 et 10 000 € selon Payfit.

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Et malgré cela pour 57% des salariés il manque tjs un ordi, accès logiciel, etc.. (source Etude Vlerick Business School) ce qui fait que l’expérience des premiers jours dans l’entreprise n’est pas optimale… Courir après des accès, ne pas recevoir d’email que les autres de l’équipe reçoivent, assister à des formations sur les outils sans avoir accès aux logiciels…. Dès lors, il est aisé d’apprécier l’impact que cela a.

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« Les nouvelles recrues passées par un processus d’onboarding complet sont 58% plus à même de rester au moins 3 ans dans la société » (source : officevibe)

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La préparation des ressources matérielles et logicielles (appelée Onboarding IT) est peu, voire pas du tout intégrée au processus d’onboarding. L’onboarding IT se résume bien souvent à quelques tâches dans la check list d’onboarding, telles que « Préparer le poste de travail » ou « créer les accès logiciels », mais côté IT, lorsqu’ils doivent assurer l’onboarding IT le processus qui est en découle reste artisanal, très manuel et nécessite une bonne coordination entre RH, Manager, IT et Services Généraux.

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Votre process d’onboarding IT est-il efficient ?

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Pour y répondre, posez-vous la question de ce qui se passe à la sortie du salarié : lors du départ d’un collaborateur, suis-je informé à temps  et ai-je une vision claire du matériel à récupérer et des accès logiciels à fermer et « déprovisionner » ? 

Cet aspect du process de départ d’un salarié constitue l’offboarding IT du collaborateur. L’offboarding IT est dans 99% des cas, la bête noire des DSI :

• ils sont prévenus au dernier moment (voire après le départ),
• ils doivent investiguer des heures pour savoir ce à quoi avait accès le collaborateur (lorsque l’exercice est fait et qu’il ne s’agit pas simplement de désactiver le SSO).
• ils doivent reboucler avec le manager pour avoir des précisions afin d'assurer la continuité d’activité.

D’un point de vue sécuritaire, la DSI qui a implémenté du SSO peut a minima désactiver l’utilisateur lorsqu’elle a été informée. Mais qu’en est-il du déprovisionning de ces accès logiciels et de tous les autres accès non gérés via le SSO et administrés par les autres départements de l’entreprise ? Vers qui rediriger les emails ? Qui doit accéder aux dossiers du collaborateur ? Qui reprend ses opportunités dans le CRM ?

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Pour couvrir cet aspect et faire de l’offboarding IT un process fluide, il faut préalablement avoir structuré l’onboarding IT, à savoir le process de préparation des ressources matérielles et logicielles.

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Pourquoi la structuration de l’onboarding IT permet de gérer l’offboarding IT d’un salarié ?

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Lors du processus d’onboarding IT, vous devez obtenir les informations suivantes auprès des RH et Manager :

• A quelle date le collaborateur arrive-t-il ? A quel manager est il rattaché ? Quel département ? Quelle fonction ?
• De quel matériel aura-t-il besoin ? Ordi portable PC ou Mac ? Ecran supplémentaire ? Une adresse email ? Quelles listes de diffusion ? Quels accès logiciels/quels droits ? C’est plus de 20 ressources par salarié
• Qui gère en interne tel ou tel logiciel afin de faire suivre les demandes auprès des bonnes personnes ?

Ces différentes informations ne sont pas centralisées à un endroit pour le processus d’Onboarding IT. Par conséquent, impossible à la sortie de visualiser en un seul endroit ce qui a été attribué pour faciliter l’offboarding IT… le département IT doit donc reprendre tous les échanges qui ont eu lieu à l’entrée et au cours de la vie du salarié, pour avoir une photo exhaustive des attributions faites à un employé :

• Une notification SIRH ou un email des RH lors de l’arrivée
• Des emails reçus du manager ou de l’employé
• Un formulaire partiellement/mal rempli par le manager
• Différents tickets pour ce collaborateur à l’arrivée et au cours de sa vie dans l’entreprise

Ce travail est laborieux et bien souvent n’est pas fait de manière exhaustive ce qui explique que sont découvert plusieurs mois après le départ d’un salarié des accès logiciels ou licences toujours attribués à des salariés alors qu’ils ne sont plus en poste… Bien que le SSO ait été désactivé, le déprovisionning lui n’a pas été fait, ou d’autres accès logiciels non gérés par le SSO n’ont pas été coupés…

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Pyla est un logiciel B2B qui s’interconnecte aux solutions SIRH pour coordonner RH, Manager, IT et Services Généraux afin de gérer les attributions/desattributions de ressources matérielles et logicielles lors des entrées/sorties/mobilités de salariés et prestataires.

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