L’automatisation de l’onboarding est un mythe. 

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Lorsqu'on parle d'Onboarding de salarié, cela englobe de nombreuses notions et de nombreux intervenants :

- côté RH, une multitude de tâches: DPAE, récupérer RIB,...

- côté RH/métiers, la mise en place d'un plan d'intégration: accueil, rencontre avec les équipes,...

- côté IT, Services Généraux, Métiers: préparation de tout ce dont un collaborateur aura besoin: logiciels, matériels, badge, voiture,...

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La multitude des acteurs rend difficile le travail de l’IT pour fournir à l’employé un équipement complet le jour de son arrivée. Une grande partie de l’opération ne peut  être automatisée car elle consiste à réunir les informations avec les métiers : qui arrive, quand, quel matériel doit-on attribuer… puis demander aux services généraux la création du badge, à la finance un accès au logiciel de paye, aux assistants commerciaux une voiture de fonction.  

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L’importance de l’onboarding

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Pourtant, l'onboarding des employés est un élément essentiel de l'engagement et de l'expérience collaborateurs. Cette étape est un effort combiné des RH, de la DSI et des managers métiers. C'est un tout. Le coût d'un mauvais onboarding est une "opportunité perdue".

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La “mise en service” des collaborateurs (autrement dit : créer, modifier, supprimer ou désactiver les comptes d’utilisateurs au sein de l’infrastructure IT et attribuer du matériel) est peut-être ce qui demande le plus de temps à l’entreprise. C’est, selon les niveaux de croissance, un évènement auquel elles sont confrontées au quotidien. Étant donné que chaque nouvel employé ou changement de poste nécessite une mise à jour des autorisations. La mise en service et la mise hors service des utilisateurs sont essentielles à la sécurité IT, à la productivité des employés et à l’efficacité des processus au sein d’une organisation.

L’implication du manager, pivot dans ce processus

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Dans ce processus nébuleux, le manager est le seul qui a la vision métier sur l’équipement du salarié. Il a besoin d’être impliqué et travailler main dans la main avec l’IT pour valider les ressources du collaborateur en amont de l’arrivée.

Ainsi, dans le workflow d'Onboarding IT, la validation du manager permet d’établir une liste précise des ressources à attribuer et maîtriser les dépenses IT car seul le matériel et les licences nécessaires sont distribués. 

Pour le salarié c’est une arrivée préparée : son équipement est prêt et ses accès sont créés. Les multiples échanges avec le manager sont supprimés : exit les tickets, les messages dans le chat et les emails superflus. Le futur collaborateur est opérationnel dès le premier jour. 

Les RH sont garants des informations salariés, les métiers de l’équipement du collaborateur et l’IT du provisioning, de la traçabilité de qui à quoi dans l’entreprise pour la sécurité des systèmes d’information et le suivi des investissements. 

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Opter pour une démarche collaborative, tournée vers la responsabilisation des métiers, est la plus bénéfique des attitudes. 

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La définition des profils employés

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Pour faciliter ce partenariat manager / IT, la mise en place de règles métier, un modèle d’accès basé sur les rôles de l’organisation, est une étape importante du provisioning. L’objectif est de développer une matrice qui cartographie les rôles avec la liste d’applications et matériel associée. 

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Par exemple, un profil commercial doit avoir 1 ordinateur portable, 1 téléphone, 1 boîte Outlook, 1 accès Salesforce, 1 badge, 1 voiture, 1 carte essence….

Un profil employé peut être construit sur les rôles et responsabilités d’un groupe d'employés, en fonction du service, du métier, de l’emplacement… 

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De cette manière, les ressources peuvent être déterminées et attribuées de manière structurée. Cela représente un effort de configuration au départ, mais qui porte ses fruits sur l’ensemble du cycle de vie de l’employé. A l’arrivée, lors de mobilité interne et au départ des employés. 

Au fil du temps, les profils sont amenés à évoluer pour s’adapter aux évolutions de l’entreprise. 

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Le catalogue des ressources est ainsi constitué, associé à des profils d’employés ainsi que des administrateurs.

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C’est un gain de temps considérable pour la validation du manager. Les ressources sont précochées et il n’a plus qu’à valider et traiter les exceptions. 

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Validation du manager

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La démarche proposée est la suivante : 

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1. La fiche employé est renseignée (par les RH ou automatiquement via une synchro SIRH)
2. Un workflow permet la sélection automatique des ressources dans le catalogue des ressources, selon le profil employé
3. Puis l’onboarding IT est délégué au manager pour vérifier cette liste.
4. C’est ensuite le manager qui valide et déclenche ainsi les demandes. Il est le garant de l’équipement du collaborateur. 
5. L'IT, les services généraux et autres responsables de ressources peuvent enfin traiter les demandes, attribuer et suivre dans le temps "qui à quoi".

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“Depuis que nous avons Pyla, je ne me pose plus de questions quant à la véracité des informations. L’information vient de la plateforme puis elle est validée par le manager. C’est une tranquillité, en plus de me faciliter grandement la vie. Un regain de confiance sur le circuit et en plus, on gagne en rapidité.” Sébastien Burgeat, DSI chez CTN France

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