Êtes-vous déjà arrivé dans une nouvelle entreprise pour commencer un nouveau travail, plein d'enthousiasme et prêt à vous lancer dans vos responsabilités, pour réaliser que vous n'avez pas tout ce dont vous avez besoin pour être opérationnel ? 

Vous n'êtes pas seul. 

Selon une étude réalisée par la Vlerick Business School, près de 57% des salariés ne disposent pas de tous les outils et accès nécessaires à leur arrivée. C'est là que l'onboarding informatique, souvent négligé par les outils SIRH en place, devient crucial.

La guerre des talents fait rage, les entreprises doivent rivaliser d’ingéniosité pour attirer et retenir les meilleurs collaborateurs, l'onboarding informatique est souvent le parent pauvre du processus d'intégration. Pourtant, les conséquences d'un onboarding chaotique ou insuffisant peuvent être désastreuses, tant pour la productivité des nouveaux employés que pour l'image de l'employeur :

• Des commerciaux qui n’ont pas leurs accès CRM pour suivre la formation interne de prise en main de l’outil,
• Des salariés qui n’ont pas les bons accès réseaux pour consulter les différents documents propres à leur département/activité,
• D’autres qui ont bien leur boite mail mais qui en revanche ne sont pas dans les bonnes listes de distribution ni dans les bons channels slack/teams,
• Pas d’accès aux réseaux et aux bons dossiers pour pouvoir tout de suite monter en compétences,
• Des commerciaux qui n’ont pas d’ordinateur ou de téléphone portable et qui doivent utiliser leur matériel personnel
• Etc…

De telles situations arrivent trop souvent, 82% des entreprises ne se sentent pas prêtes le jour de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, selon une étude du cabinet Deloitte.

Mais donc, pourquoi même les sociétés qui ont une solution de SIRH et/ou une solution d’onboarding font toutes ce même constat ?

3 challenges à relever pour l'Onboarding IT

Pour répondre à la question, revenons sur les 3 challenges à adresser pour anticiper ce dont aura besoin un collaborateur, pour coordonner les différents intervenants et éviter ainsi les allers-retours par email, teams ou à la machine à café.

1. La gestion des ressources matérielles et logicielles est éclatée dans l’entreprise :

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• l’IT gère le parc informatique et administre les accès réseaux et les principaux logiciels.
• la finance administre le logiciel compta, notes de frais, …
• le commerce s’occupe du CRM, Linkedin Sales Nav et autres applications Sales
• le marketing gère les solutions de marketing automation, photoshop,…
• les services généraux s’occupent des badges, des voitures, ...

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2. Le collaborateur doit avoir des ressources spécifiques propre à son rôle dans l’entreprise

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Et cela, en plus des ressources matérielles et logicielles communes à tous les salariés comme une boite mail, un accès teams, un badge, un ordinateur… Par exemple :

• les commerciaux : smartphone, accès logiciel de notes de frais, CRM, licence Linkedin Sales Nav, voiture,…
• les développeurs : clavier, souris, 2 écrans, accès Github/Gitlab, docker, accès ssh serveur, éditeur de texte,…
• le responsable marketing : photoshop, Facebook manager, marketing automation,…

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3. Une coordination compliquée entre les RH, Manager, IT et Services Généraux

Afin d’avoir la photo complète de ce qu’il faut préparer pour un nouveau collaborateur :

• Les RH formalisent l’entrée d’un nouveau collaborateur : envoi et signature du contrat, démarches administratives...
• Le manager du collaborateur sait ce dont son nouveau collaborateur aura besoin : matériel, logiciels, etc...
• Les multiples responsables de ressources matérielles et logicielles (interne et externe) doivent avoir les informations du collaborateur et les besoins de ressources suffisamment tôt.

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Vous êtes confrontés à ces situations ? 

• Découvrez le livre blanc de l’Onboarding IT : 3 méthodes pratiques à mettre rapidement en œuvre.
• Tester les solutions Pyla pour fluidifier le processus d'onboarding informatique.

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Pyla est un logiciel B2B qui s’interconnecte aux solutions SIRH pour coordonner RH, Manager, IT et Services Généraux afin de gérer les attributions/desattributions de ressources matérielles et logicielles lors des entrées/sorties/mobilités de salariés et prestataires.

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